Nem sempre conseguimos ser produtivos, seja qual for o campo da vida. Porém, a vida continua independentemente do nosso estado de espírito. As responsabilidades continuam chegando e precisam ser realizadas imediatamente.
Às vezes simplesmente não acordados num bom dia, dispostos e cheios de energia. Entretanto, em alguns casos, a falta de produtividade é causada pela má gestão do tempo.
Sim, a maneira como você organiza a sua rotina está diretamente ligada à produtividade e, até, à criatividade.
Continue lendo para conferir quais são os benefícios da gestão de tempo e como ela pode ser feita!
De modo geral, a gestão de tempo é um estratégia que tem por objetivo aproveitar o tempo disponível, de modo com que as tarefas sejam realizadas com qualidade e dentro do período estipulado.
Sendo assim, a gestão de tempo está diretamente relacionada à produtividade. Com relação a criatividade, quando gerimos melhor o nosso tempo abrimos espaço para exercitá-la e ter novas ideias.
Imagine, por exemplo, que você é o responsável pela comunicação de uma clínica odontológica. Você precisa criar duas campanhas, a primeira delas é para divulgar os benefícios do aparelho ortodôntico. Quando você se organiza de modo a completar todas as tarefas ligadas a essa campanha, você cria mais tempo para se dedicar a outra.
Assim, quando chegar a hora de traçar estratégias para a campanha de clareamento dental, a sua mente estará mais limpa e você terá mais tempo para se dedicar a parte da criação e novas ideias.
Agora que você já sabe como a gestão de tempo está relacionada à criatividade chegou a hora de conhecer um pouco dos seus benefícios.
O primeiro grande benefício de organizar o tempo é o autoconhecimento. Quando aprendemos melhor a controlar nossa rotina acabamos por conhecer novas capacidades e o que pode melhorar na nossa vida.
Com um maior autoconhecimento aprendemos quais são os nossos pontos fortes e fracos. O que nos faz otimizar o que precisa ser otimizado e focar no que sabemos fazer de melhor.
Algumas das coisas que você pode aprender sobre si mesmo são:
Em quantas horas sua concentração diminui;
Quanto tempo você realmente necessita de sono;
Se você é uma pessoa multitarefas ou se precisa focar em uma coisa de cada vez;
Quais são suas facilidades.
Quando temos muitas coisas para fazer em um único dia ou semana acabamos ficando estressados. Entretanto, boa parte desse problema vem da protelação ao deixarmos tudo para a última hora.
Dessa forma, podemos dizer que a gestão de tempo é sinônimo de menos surpresas, menos prazos apertados e menos correria.
O retrabalho é quando uma tarefa precisa ser feita novamente por causa de erros cometidos. A falta de organização, por sua vez, gera atrasos, o que faz com que instruções, detalhes ou itens importantes sejam esquecidos.
Como resultado uma tarefa precisará ser feita novamente. Voltemos ao exemplo anterior:
Imagine que você precisa escrever um texto sobre clareamento dental, mas acaba se atrasando com outras atividades. Assim, o deadline para a entrega do texto se aproxima e você tem que produzi-lo correndo.
No meio de toda a correria você deixa de atender a obrigatoriedade de incluir o termo “quanto custa um clareamento”. Por isso, o seu chefe devolve o texto e você precisa reescrever parte dele a fim de incluir o termo deixado de fora.
Ao contrário do que muitos pensam é possível sim criar mais tempo. Podemos, por exemplo, criar mais tempo para ficar com a família, fazer um curso ou simplesmente ficar no sofá sem fazer nada.
Para fazer isso, basta criar uma rotina que possibilite com que certas tarefas sejam feitas mais rapidamente e sem perder a qualidade, claro.
Você provavelmente já terminou o dia com a sensação que ele não durou nada. É isso o que acontece quando fazemos as coisas aleatoriamente, sem planejamento.
Bom, quando se sabe o que precisa ser feito, consequentemente, se gasta menos tempo com atividades ociosas. Por isso, pare de ficar imaginando qual é o próximo passo a ser dado no dia e esteja sempre a frente.
Parte da reputação de um profissional ou estudante vem da sua responsabilidade com prazos e organização. Sendo assim, ao aprender a equilibrar todos os aspectos da sua vida profissional, estudantil e pessoal você passa a ser visto como confiável. Como consequência, ninguém irá duvidar das suas capacidades e comprometimento.
O primeiro passo para desenvolver a habilidade de gerir melhor o tempo é ser organizado. Para isso, você precisa estabelecer um planejamento. Nesse planejamento precisam estar inclusos todas as suas tarefas diárias, do que você precisa para realizá-las e o tempo que cada uma leva para ser feita.
Ao listar todas as suas atividades você vai perceber que algumas delas demoram mais tempo ou precisam ser feitas mais rapidamente. Por isso, deixe para fazer primeiro aquelas que você julga serem mais importantes (com prazo de entrega menor) e as não prioritárias ou mais simples para depois.
Tente dividir essas tarefas organizando da seguinte maneira:
Urgente e importantes;
Urgentes, mas não importantes;
Importantes, mas não urgentes;
Não urgentes e não importantes.
Outra ideia que pode te ajudar a se organizar melhor é montar um checklist para ir anotando aquilo que já foi feito.
Muitas pessoas acabam se perdendo no meio dos afazeres porque dão aquela paradinha rápida para entrar nas redes sociais ou assistir um vídeo engraçado. Acontece que o que era para ser poucos minutinhos se tornam grandes “ladrões de tempo”.
Por isso, tome cuidado para não se distrair e gastar mais tempo do que deveria em uma tarefa.
Sabe como você pode ser produtivo e ao mesmo tempo dar aquelas paradas estratégicas para se distrair? Estipulando incentivos!
Funciona da seguinte forma: você determina um prazo para terminar uma atividade. Sendo assim, caso você termine no horário estipulado você pode parar para mexer na rede sociais ou ir almoçar naquele restaurante favorito.
Desta forma, se você for o redator na clínica fictícia dos exemplos anteriores os incentivos irão ser assim:
Você combinou consigo mesmo que caso terminasse um texto sobre tratamento de canal até as 13 horas iria sair para almoçar naquele restaurante novo perto do trabalho.
Você não só terminou no horário como se sentiu mais motivado para fazer o que tinha de fazer sem distrações.
Atualmente existem diversas plataformas voltadas especificamente para a gestão de tempo e projetos. Elas ajudam a registrar as tarefas, organizá-las por ordem de prioridade e marcar as datas e horários de forma fácil e graficamente organizada.
Ferramentas como Trello, Google Now, Rescue Time e Evernote são algumas opções que deixam em mãos o que precisa ser feito onde quer que você vá.
Com esse texto deu para perceber que para ser produtivo e criativo não existe mágica ou uma solução fácil que caia do céu. Isso porque, essas duas habilidades não são talentos que nascem com uma pessoa e sim produtos de muito esforço e organização.
Se você ainda não está convencido da importância da gestão de tempo lembre-se de todas as vezes em que você deixou de fazer algo por falta de tempo ou em todo o estresse e ansiedade causados pela protelação.
Acredite, você pode ser mais criativo e produtivo do que pensa!
Texto produzido por Estela Lima, redatora da empresa Clínica Ideal.
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