Você já imaginou o que acontece nos bastidores de uma organização para que tudo funcione como deveria? Os assistentes administrativos são um dos principais profissionais que mantêm todos os processos de uma empresa fluindo e em harmonia. 

Venha entender tudo sobre o assistente administrativo neste texto. Descubra suas funções, salários e tudo o que é necessário para atuar nessa profissão.

Acompanhe a leitura!

O que é um assistente administrativo? 

Afinal, o que faz um assistente administrativo? Este profissional atua como uma engrenagem de uma empresa, independentemente do setor ou tamanho. Sua principal responsabilidade é fornecer suporte em várias áreas, permitindo que outras equipes e funcionários se concentrem em suas funções principais.

Ele é o ponto de comunicação central em um escritório, lidando com uma ampla gama de tarefas, desde gerenciar a correspondência e atender telefonemas até agendar reuniões e garantir que a documentação essencial seja organizada e acessível.

É preciso ser altamente habilidoso em organização, multitarefa e comunicação para garantir que tudo funcione corretamente em um negócio.

Quais são as 7 principais funções de um assistente administrativo

1. Gestão de Comunicações

O assistente administrativo é como um guardião das informações. Eles não apenas recebem ligações e e-mails, mas também têm a habilidade de discernir a importância de cada comunicação. Eles garantem que a mensagem certa chegue à pessoa certa na hora certa, tornando a comunicação dentro da organização eficiente.

Para atingir esse objetivo, os assistentes administrativos triam e priorizam as demandas, transmitindo informações relevantes a seus colegas ou superiores no momento adequado. 

Além disso, esses profissionais são frequentemente responsáveis por preparar documentos ou relatórios a partir das informações recebidas, garantindo que todos na organização estejam atualizados e em sintonia com as últimas notícias, solicitações ou requisitos.

2. Organização de documentação

Essa função não se trata apenas de manter a papelada em ordem, mas também de assegurar que documentos vitais possam ser recuperados de maneira rápida quando necessário.

Na rotina administrativa, é necessário classificar e rotular documentos de forma lógica, seguindo um sistema de arquivamento que pode ser:

• Alfabético;

• Numérico;

• Cronológico;

• Baseado em tópicos.

Entre outros. Esse nível de organização é importante para a eficiência operacional de qualquer empresa. Sem a capacidade de localizar rapidamente documentos, as operações podem ser prejudicadas, decisões podem ser adiadas e até mesmo informações críticas podem ser perdidas.

3. Agenda e gerenciamento de tarefas

Assistentes administrativos mantêm as agendas de seus superiores organizadas, assegurando que todas as reuniões e compromissos se encaixem perfeitamente. Eles também gerenciam tarefas diárias, garantindo que nada seja esquecido.

A gestão de agendas e tarefas garante que compromissos não sejam perdidos e que os projetos ocorram conforme o planejado. Essa função também permite que outros membros da equipe se concentrem em suas tarefas principais, sabendo que a coordenação dos horários está nas mãos de um profissional específico.

4. Suporte à equipe

Trabalhar como assistente administrativo exige flexibilidade e a capacidade de se adaptar às necessidades em constante mudança da equipe. É comum que cheguem demandas diversas ao longo do dia, desde:

• Organização de eventos;

• Compras de materiais;

• Reunião com fornecedores;

• Pesquisa de informações;

• Negociação com diferentes setores.

Essa função de apoio não apenas contribui para o sucesso da equipe, mas também ajuda a criar um ambiente de trabalho colaborativo e produtivo.

5. Atendimento ao cliente

Muitas vezes, são a primeira linha de contato com clientes. Eles são responsáveis por receber visitantes e atender telefonemas. Essa função ajuda a criar uma impressão positiva da empresa.

Quando os clientes visitam a empresa, eles são frequentemente os primeiros a recebê-los, garantindo que se sintam bem-vindos e valorizados.

Também, ao atender telefonemas com cortesia e profissionalismo, os assistentes administrativos garantem que os clientes tenham uma experiência positiva ao entrar em contato. Isso é fundamental para a construção de relacionamentos sólidos e para a reputação da companhia.

6. Gerenciamento de recursos

A depender da empresa, seja no setor público ou privado, os assistentes administrativos podem ser encarregados de cuidar dos recursos da empresa, como suprimentos de escritório. Eles mantêm estoques adequados e garantem que nada considerável esteja em falta.

Em outras situações, eles também podem ser responsáveis por manter registros precisos dos gastos com recursos, ajudando a monitorar o orçamento da empresa e a identificar oportunidades de economia.

7. Auxílio na tomada de decisões

Na rotina administrativa é comum o profissional ser a fonte de informações que ajudam na tomada de decisões estratégicas. Eles coletam e organizam dados relevantes, garantindo que a liderança tenha todas as informações necessárias para tomar decisões informadas.

Essa função não apenas economiza tempo para os gestores, mas também ajuda a garantir que as decisões sejam baseadas em dados sólidos e análises precisas.

Qual é a faixa salarial média da profissão?

A média salarial de um assistente administrativo vai variar em relação ao setor em que ele atua, se é no público ou privado.

Na área pública, seu salário é em média de R$ 3.359,90, já no privado é de R$ 1.680,50. Isso representa uma diferença de 82,5%.

Lembrando que, um funcionário público tem seu salário alterado de acordo com seu tempo de casa, cursos e formações adicionais.

Como a tecnologia influencia as funções de um assistente administrativo

Excel e planilhas digitais

Saber trabalhar com planilhas, especialmente o Excel, é fundamental. Isso permite a criação de:

• Orçamentos;

• Relatórios financeiros;

• Gráficos;

• Gerenciamento de dados.

O conhecimento avançado do Excel pode até automatizar tarefas repetitivas e é um grande diferencial no currículo.

Gerenciamento de tarefas

Ferramentas de gerenciamento de tarefas, como Trello ou Asana, simplificam a organização de projetos e prazos. Os assistentes administrativos podem criar, atribuir e rastrear tarefas, garantindo que nada seja esquecido.

Sistemas de documentos eletrônicos

Programas como o Google Drive e o Dropbox permitem o armazenamento e compartilhamento de documentos em nuvem. Isso não apenas economiza espaço físico, mas também facilita o acesso a documentos importantes de qualquer lugar.

Comunicação digital

E-mail é a principal forma de comunicação em escritórios. Além disso, ferramentas de videoconferência, como o Zoom, tornam as reuniões virtuais mais práticas, economizando tempo e recursos.

Informática básica e segurança

Um entendimento básico de informática é esperado em qualquer cargo de assistente administrativo. Além disso, a consciência da segurança cibernética é válida para proteger dados confidenciais e sistemas da organização.

Como se preparar para se tornar um assistente administrativo?

Educação e treinamento

Comece com uma base educacional sólida. Embora não seja estritamente necessário um diploma universitário, a maioria dos empregadores valorizam candidatos com pelo menos um diploma de ensino médio. E para concursos públicos, quanto mais títulos e formações tiver melhor será a sua remuneração. 

Uma boa ideia é fazer cursos online, como o Programa de Assistente Administrativo oferecido aqui no Educamundo.

Nele você aprenderá tudo que precisa para se tornar um bom assistente administrativo, como:

• O papel do assistente administrativo;

• O novo perfil do assistente administrativo e as várias interfaces da profissão;

• As rotinas práticas do assistente administrativo;

• O trabalho sob pressão: como resolver;

• O marketing pessoal: cinco dicas para o sucesso profissional;

• Os desperdiçadores e os administradores: como dominar o tempo;

• O assistente administrativo e a excelência no atendimento;

• As técnicas de escrita e redação;

• A comunicação empresarial, comunicação organizacional e comunicação corporativa;

• O assistente administrativo no contexto corporativo globalizado;

• Os setores de Recursos Humanos, Departamento Pessoal e Contabilidade.

Melhora na Comunicação

Um assistente administrativo precisa de excelentes habilidades de comunicação. Isso inclui comunicação escrita e verbal, bem como a capacidade de se comunicar com eficácia em diferentes níveis hierárquicos. Pratique a escrita de e-mails profissionais e a participação em reuniões de forma clara e assertiva.

Gerenciamento de tempo e organização

Aprenda a priorizar tarefas, criar listas de afazeres e manter agendas atualizadas. Ferramentas de gerenciamento de tarefas e técnicas de produtividade, como o método GTD (Getting Things Done), podem ser interessantes para seu aprendizado.

Networking e experiência

Participar de grupos profissionais e eventos da área pode ajudá-lo a estabelecer conexões e aprender com profissionais mais experientes. 

Atualização constante

Assim como em qualquer outro setor moderno, a administração está em constante evolução. Fique atualizado com as últimas tendências e tecnologias da área. A educação continuada e a busca por certificações relevantes podem torná-lo um candidato mais atraente e bem remunerado.