Controle de Arquivos e Documentos: organize e facilite seu trabalho

Controle de arquivos e documentos é a organização – física ou virtual – de todos os registros de uma instituição. Esse trabalho depende de técnicas de arquivo e controle de documentos, uma vez que representam o histórico administrativo, fiscal e financeiro de uma organização.

Você sabe como arquivar documentos? E a organização de arquivos, está em dia na sua empresa ou você perde um tempo precioso buscando aquela informação importante em uma série de papéis ou pastas perdidas no computador? Infelizmente, a segunda situação ainda é bastante comum em muitos lugares, que não realizam ações direcionadas para o controle de dados essenciais para toda a rotina de trabalho. O resultado é o atraso e lentidão nos processos, baixa produtividade, entre muitas outras adversidades.

Mas então, como mudar esse cenário e realizar uma gestão de documentos totalmente efetiva? A resposta é simples e disponível para qualquer pessoa interessada em se qualificar nessa área: cursos online. Por meio de um Curso Online Controle de Arquivos e Documentos, você entende e coloca em prática tudo que é necessário para manter a máxima organização em sua empresa, ainda mais quando se trata dos materiais informativos e valiosos.

Os cursos a distância do Educamundo abordam o passo a passo desse e de outros temas. A organização de arquivos serve para qualquer corporação – escolas, bibliotecas, hospitais e empresas de todos os portes – e podem te ajudar até em eventos pessoais, como em casa, por exemplo. Que tal manter tudo sobre seu controle, no local correto e com fácil acesso? Leia nosso artigo, compreenda todos os aspectos da gestão de documentos e especialize-se com os melhores cursos online com certificado do mercado.

Gestão, organização e controle de arquivos e documentos

A importância da organização de documentos

Já ouviu falar de arquivologia? E gestão de documentos? Ambos conceitos parecem estranhos para algumas pessoas, mas são mais comuns do que muitos imaginam. Eles fazem parte de estudos e conhecimentos relacionados à organização dos arquivos, áreas fundamentais para qualquer organização e que são tema inclusive de avaliações em concursos públicos.

Sim, há diversos indivíduos interessados em se especializar no controle de arquivos e documentos para conseguir uma boa vaga no mercado de trabalho, seja em instituições públicas ou privadas, afinal, quando tudo está em seu devido lugar, há melhorias contínuas, menos tempo perdido e pouco espaço para a burocracia.

Imagine uma biblioteca, por exemplo. Você precisa de um livro bem específico em meio a um catálogo gigantesco, com milhões de opções. Desde que o lugar esteja organizado ou conte com um sistema informatizado, o bibliotecário faz uma simples consulta e consegue localizar o livro em poucos minutos. Agora pense, se não há a preocupação em manter todos os materiais bem guardados e ordenados? Seria um verdadeiro caos, não é?

Isso vale para qualquer ambiente e com qualquer coisa. Em nosso artigo, estamos tratando de recursos ainda mais valiosos, como arquivos e documentos que podem apresentar informações importantes, confidenciais, com tempo definido, entre muitas outras características que exigem sua total seguridade.

Segundo Heloísa de Almeida Prado, autora do livro "A técnica de arquivar", uma gestão de documentos e arquivos eficiente pode tornar todo o trabalho mais dinâmico e facilitado na empresa, além de auxiliar o administrador e responsáveis a tomar boas decisões.

"Quando bem organizados, os documentos transmitem ordens, evitando repetições desnecessárias de experiências, diminuindo a duplicidade de trabalho, revelando o que está para ser feito e os resultados obtidos. Constituem, ainda, fonte de pesquisa para todos os ramos administrativos e auxiliam o administrador na tomada de decisões".

Sendo assim, em um local no qual não há preocupação com esse controle, muitos processos são afetados e ocorre até a perda de informações primordiais, que podem custar caro em curto e longo prazo. Suponha, por exemplo, que um procedimento fiscal atrasa ou não é feito porque um funcionário não conseguiu encontrar o documento referente. Ou, em outro caso, é necessário localizar um contrato antigo, mas ele está no meio de uma pilha enorme de papel jogada em uma sala? São situações tão ruins que cansa só de pensar.

No mundo de hoje, em que vivemos cada vez mais dependentes de meios tecnológicos rápidos e eficientes, perder tempo buscando esses aparatos e deixar a gestão de documentos de lado são fatores inadmissíveis. A falta de atenção nessas ações levam a grandes prejuízos, sobretudo em empresas que precisam apresentar resultados e respostas rápidas. Portanto, torna-se essencial para administradores, funcionários e demais pessoas se atentar a esse conceito.

Seja com a contratação de um profissional direcionado ou pela escalação de uma pessoa que já atua na corporação, é fundamental que haja a qualificação necessária nesse campo para compreender seus aspectos e realizar o trabalho da melhor forma possível. Nesse contexto, fazer um Curso Online Controle de Arquivos e Documentos pode ser muito proveitoso, já que cursos EAD como esse especificam as atividades pertinentes à área e revelam dicas valiosas para colocar em prática. Além disso, dá para se atualizar, aperfeiçoar e comprovar seus conhecimentos em cursos online com certificado como esse.

Era digital e a necessidade dos arquivos

Ah, mas quem usa papel hoje em dia? Essa teoria já é realidade para muitas pessoas, aliás, a tendência é o digital, com os arquivos realocados em pastas no computador, em servidores online (nuvem) ou em periféricos de armazenamento, como pendrives e HDs. Essa afirmação comum faz cada vez mais sentido, mesmo porque manter tudo digitalizado "facilita a vida" e economiza aquele espaço físico que muitos lugares não têm.

Hoje em dia, cada vez mais empresas visam informatizar seus recursos e estão se livrando do papel, mas isso não quer dizer que ele deve ser totalmente descartado. Muitos periódicos precisam obrigatoriamente de um documento palpável, além do virtual, sobretudo quando se trata de assinaturas, autenticação, declarações, entre outros. Em casos como esses, não dá para contar apenas com o digital.

Em todo caso, vale fazer uma varredura para fazer uma classificação adequada dos papéis e, a partir daí, melhorar o processo eliminando aquilo que não precisa do físico e organizando os documentos que devem constar obrigatoriamente. Segundo um artigo da revista ACB, esse procedimento de digitalização comum atualmente é conhecido como gerenciamento eletrônico de documentos (GED).

"Para implantação do GED, deve-se primeiramente criar infraestrutura necessária a sua implantação: cabeamento do prédio, aquisição de servidor, computadores para todos os usuários, interligação dos equipamentos em rede, aquisição e instalação de software. Além de se fazer necessário os procedimentos de recebimento, indexação, tramitação, arquivamento dos documentos e finalmente o treinamento dos usuários".

Ou seja, não basta apenas ter um computador e mandar um funcionário digitalizar os papéis. Além disso, é primordial realizar ações de controle, gestão, disponibilidade e organização de arquivos que serão gerados – além de um estudo de sua classificação e importância, claro. Perceba que não é um trabalho tão básico quanto parece.

É aí que compreendemos a obrigação de se aperfeiçoar no controle de arquivos e documentos para não deixar nada de lado, fazendo tudo corretamente e com a máxima eficácia. Quando pensamos em como arquivar documentos, é bom ter em mente que trata-se de um processo profissional, que deve ter participação ativa de administradores, gestores e demais responsáveis. Nesse contexto, recorrer a cursos online sobre esse campo é uma alternativa indicada para vários setores de uma empresa e organização em si.

A classificação dos documentos

Há muitas classificações e ramificações quando se trata do gerenciamento e controle de documentos. A organização de arquivos depende de muitos fatores para que seja realmente eficiente e todos estejam à disposição dos usuários. Além disso, muitas corporações devem seguir parâmetros detalhados em uma lei específica sobre arquivologia: a Lei 8159/91, que "dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências".

Logo, o primeiro ponto a analisar é quanto à temporalidade dos recursos. Obviamente, aqueles papéis antigos que você raramente usará não devem ficar logo na primeira gaveta de um armário, bem no topo de uma pilha. Então, é bom saber que existem arquivos:

Correntes: são aqueles frequentemente utilizados, que necessitam de ações diretas quanto ao registro, expedição, recebimento, arquivamento e distribuição.
Intermediários: não têm uso corrente e o armazenamento e organização dependem do processo, sendo eliminados com o fim de um procedimento ou guardados para fins de prova, pesquisa ou consulta.
Permanentes: são documentos sem valor administrativo, mas com total importância, sobretudo histórica e de comprovação. Ou seja, devem permanecer arquivados em caso de prova ou solicitação eventual, como registros úteis e acessíveis.

Já quanto aos métodos de arquivamento, outro tipo de classificação dos documentos, as linhas são variadas e dependem muito do caso. A mais comum, geralmente, é a ordem alfabética, ainda mais em bibliotecas. Já os outros tipos possíveis são o número, geográfico, por assunto e ideográfico ou duplex.

Todo esse cuidado depende de um profundo planejamento, que acontece após um levantamento de dados e uma análise dos mesmos, realizada tanto por um arquivologista quanto por uma equipe dedicada, sempre orientados por um gestor. Em todo caso, quem pretende atuar nessa área deve pensar em todos os aspectos e compreendê-los passo a passo.

Cursos EAD do gênero, como o Curso Online Controle de Arquivos e Documentos, são perfeitos para se capacitar e ficar por dentro de tudo que é primordial para a organização desses aparatos, sejam físicos ou digitais. Portanto, não precisa se desesperar se você não tem ideia de como arquivar documentos. Com cursos a distância, dá para estudar de modo flexível, com total autonomia e um aprendizado excelente.

Passos simples para organizar arquivos e documentos

Entre as principais vantagens da gestão de documentos e arquivos, podemos citar a otimização do sistema de identificação, a organização física do espaço, a agilidade ao consultar os materiais, o ganho de produtividade na empresa, a segurança das informações, o rastreio e o descarte correto dos documentos expirados e até a redução de custos. Para chegar nesse status e contar com todos esses benefícios, além da ajuda de cursos online com certificado, você pode seguir algumas dicas simples:

Conheça o valor dos documentos fazendo uma análise completa. É preciso avaliar seu tipo, objetivos e toda a estrutura em si, de acordo com os parâmetros dos serviços realizados pela corporação e suas normas.
Divida os recursos por categorias, necessidades e padrões como o corrente, intermediário ou permanente. Além disso, é bom pensar em divisão de acordo com setor (o que é financeiro, de gestão, de recursos humanos) e localização – o que é mais importante vem antes e fica mais disponível, entre outras ações.
Elimine o que não serve mais, já foi expedido ou é inválido. Mas, atenção: nunca faça isso por conta própria, sempre consulte um responsável antes desse procedimento.
Faça uma revisão dos documentos e veja se não estão velhos demais. Não adianta guardar algo que está desatualizado sendo que dá para renová-lo e torná-lo mais prático e eficiente.
Foque em uma padronização de acordo com as políticas da empresa. Enquanto algumas preferem a organização por ordem alfabética, outras querem ordem geográfica, e assim por diante.
Digitalize tudo que é possível. Assim, dá para liberar muito espaço físico, além de melhorar a manipulação dos arquivos. Além disso, organize-os no computador também e, além de servidores online seguros (como o Dropbox ou Google Drive, por exemplo), mantenha-os em mídias alternativas, como HDs externos.
Tenha sempre um responsável pelo controle de arquivos e documentos, sendo tanto um funcionário quanto uma equipe ou uma pessoa contratada especificamente para essa tarefa. Mais importante que isso, exija um conhecimento prévio para que o serviço seja realizado. Nesse caso, você pode incentivá-los a se aperfeiçoar com cursos a distância e demais fontes que ensinam como realizar uma gestão de documentos qualitativa, hábil e impecável.

Informações úteis

O controle de documentos abrange também saber por quanto tempo eles devem ser guardados. Dá uma olhada:

IPVA, IPTU e extratos bancários: 5 anos;
Pagamentos de obrigações previdenciárias: guardar os comprovantes por, no mínimo, 30 anos;
Financiamentos, empréstimos e consórcios: até que aconteça a quitação da dívida;
Comprovantes de pagamento de aluguel: até que acabe o contrato;
Contas de consumo (gás, telefone, energia elétrica etc.): 90 dias, mas por precaução é sugerido que os comprovantes sejam guardados por 5 anos;
Notas fiscais de bens adquiridos: até que vença o prazo da garantia;
Carteira de Trabalho, PIS, escritura de imóveis: permanente.

Especialize-se, coloque tudo em ordem e melhore o trabalho

E aí, ficou surpreso com essas informações? Entendeu como arquivar documentos, a importância dessa tarefa e porque é bom pensar em uma gestão de documentos competente tanto na empresa quanto em qualquer organização? Pois é, essas foram apenas algumas dicas básicas. A visão completa e essencial está presente em cursos a distância sobre o tema, como o Curso Online Controle de Arquivos e Documentos, do Educamundo.

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Se tiver dúvidas, é só deixar um comentário ou entrar em contato conosco. Boa sorte, ótima organização e gerenciamento e até a próxima.