Por que a administração de materiais no setor público é tão importante?

Geralmente, quando falamos sobre administração de materiais ou controle e gestão de estoques, o primeiro pensamento que vem à mente é sobre como isso é importante nas organizações da iniciativa privada. 

No entanto, o setor público também demanda desses tipos de processos.

Pense na complexidade que é fazer a gestão de materiais da rede da saúde ou da rede escolar? O volume de produtos que as compras públicas geram é muito grande. Além disso, há a parte burocrática, que também é mais complexa que no setor privado. 

Por isso, quem atua no setor público deve ter um bom conhecimento sobre tudo que se relaciona a esse assunto. 

É preciso compreender, sobretudo, que quanto mais conhece sobre o fluxo dos processos da administração de materiais, mais ágil pode tornar o trabalho em seu setor. 

Para proporcionar um pouco desse conhecimento aos interessados, nosso portal tem o Curso Online Administração de Materiais no Setor Público. 

Vamos falar um pouco sobre ele neste artigo. Acompanhe!

A importância da administração de materiais no setor público

O objetivo central da administração de materiais é maximizar o uso dos recursos materiais e patrimoniais na organização, evitando os desperdícios. No setor público isso se potencializa, pois mesmo que o setor não precise garantir vantagem competitiva como empresas do setor privado, há outro ponto essencial: envolve o uso do dinheiro público.

Para que isto aconteça adequadamente, é necessário ficar atento aos estoques de matérias-primas e insumos, além da gestão de compras e logística dos mesmos. 

Algumas das principais funções do controle de estoque são: determinar o que deve permanecer estocado, quanto se deve reabastecer e quando será necessário o material, o que não é tão simples, porque necessita de técnicas adequadas de controle.

Aspectos importantes no armazenamento e controle de materiais

• Planejamento de materiais: aqui é estudado o planejamento plurianual e seus aspectos fundamentais e também como é feito o plano anual de contratações.

• Compras no setor público: aqui são abordados os aspectos técnicos e legais das compras públicas, assim como a exigência de programas de integridade para contratação com a Administração Pública. 

• Questões relevantes das compras públicas: este módulo traz a importância da especificação de itens para licitações, como é definido o preço de referência e como é elaborado o termo de referência. 

• Questões de pós-compras: este módulo aborda os problemas que podem surgir após o encerramento das licitações, em momentos como os de entrega dos produtos. Pode alterar a marca do produto? E prorrogar a entrega? Isso é possível? Você saberá nesta etapa do curso. 

• O almoxarifado no setor público: como é feita a gestão de materiais no almoxarifado? Quais os cuidados e os controles que se deve ter? Qual é o perfil do profissional de almoxarifado? Todos esses questionamentos são respondidos neste módulo. 

• Gestão de estoques: nem precisamos apontar a importância da gestão de estoques no setor público, principalmente porque quando falamos em compras e estoques, estão falando do investimento do dinheiro público. Dessa forma, tudo que se quer é que essa gestão seja efetiva para que não haja desperdícios e dinheiro mal aplicado. 

• Recebimento, armazenagem e distribuição: o último módulo mostra como pode ser feita a padronização de procedimentos como inspeção e conferência dos produtos recebidos. 

O uso da tecnologia no armazenamento e controle de materiais

Foi-se o tempo em que o controle de estoque era feito pelo tráfego de papéis entre fornecedor, empresa e cliente, o que tornava a comunicação muito lenta e sujeita a todo tipo de erros. Hoje, uma gestão de logística de sucesso deve contar com o uso da tecnologia para o controle de estoque.

Entre as principais vantagens do uso da tecnologia, podemos citar:

1. Reduz os erros

O uso de planilhas manuais acaba induzindo ao erro. Isso porque, nesse caso, todos os dados devem ser coletados e implantados manualmente pelos funcionários, ficando sujeito a erros humanos e à inserção de informações imprecisas do estoque.

Além disso, planilhas manuais tomam muito tempo do trabalho e nem sempre resultam em resultados reais, a recontagem é uma realidade nessas operações, o que aumenta o prazo de realização e custo. O uso de ferramentas tecnológicas reduz a chance de erros e confere precisão aos dados do estoque — primeiro passo para conquistar redução de custos.

2. Aumenta a produtividade

O ditado popular “tempo é dinheiro” nunca fez tanto sentido quando pensamos em controle e gestão de estoque. A contagem manual gera acúmulo de papelada desnecessária e faz com que outras atividades mais relevantes sejam deixadas de lado.

Soluções de contagem e conferência automatizada com parametrização feita especialmente para o seu negócio deixarão você e a sua equipe com tempo livre para focar em melhorias nos seus processos logísticos.

3. Garante segurança aos dados

A segurança da informação é um dos aspectos mais importantes para empresas de todo mundo atualmente. A quantidade de informação sigilosa e crucial para a operação do negócio que circula pelos corredores da organização aumentou consideravelmente e é preciso tomar medidas que protejam esses dados contra perdas e ataques criminosos.

4. Diminui o desperdício

Ao contar com a tecnologia para gerir o estoque e compras é possível ganhar autonomia nas decisões de trabalho.

Isso porque o comprador terá a poucos cliques todos os dados e informações para orçar quantidades e especificações adequadas. O histórico de movimentação trará clareza sobre o uso das mercadorias evitando que elas fiquem paradas e gerem perdas e, principalmente, prejuízos e problemas a quem espera a entrega dos produtos. 

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