Como está a produtividade de sua equipe no trabalho? Seus colaboradores desempenham suas funções, mas sempre parece que leva muito tempo para isso? Então responda a mais esta pergunta: o seu ambiente de trabalho é organizado?
Pois é, a falta de organização no ambiente de trabalho interfere fortemente nos resultados finais, gerando atraso de tarefas, baixo rendimento e, é claro, afetando sua imagem como colaborador.
Se você é administrador, gestor ou líder de equipes – ou se está se preparando para isso –, precisa observar essas questões e encontrar formas de alinhar o time no quesito organização, como forma de otimizar os processos organizacionais e garantir resultados satisfatórios em produtividade, desempenho profissional, lucro etc.
Às vezes é fácil identificar onde está o problema, em outros casos são coisas que começam pequenas, mas que acontecem como um efeito de bola neve, quando se vê, estão gigantes.
No entanto, ficar atento a alguns sinais ajuda a identificar a falta de organização, facilitando a implementação de ferramentas ou métodos que resolvam o problema.
A desorganização da empresa, vamos reforçar, pode trazer consequências como problemas na equipe de trabalho, problemas com projetos, atrasos e custos inesperados. Por isso, quanto antes forem identificados os problemas, antes as soluções podem ser aplicadas.
Quem trabalha com a venda de produtos físicos deve ter em mente que o estoque é um dos itens que requer bastante atenção. Se mal gerenciado, causa problemas de efeito dominó, em toda a cadeia de suprimentos.
Mesmo em lojas pequenas, a desorganização desse espaço demanda mais tempo dos funcionários procurando por produtos, o que atrasa a venda, incomoda o cliente que está esperando e desencadeia outra série de situações, que pode ocasionar na perda do cliente e da venda.
Em maior escala, imagine uma empresa com um contrato grande, com o cliente aguardando o recebimento em determinada data. Os dados mostram que os produtos estão em estoque, mas ao serem retirados para empacotamento e envio, se percebe que não há a quantidade necessária. Isso pode acontecer por dois motivos: em algum momento houve uma baixa de mercadoria errada ou as mercadorias que faltam não estão em seu lugar.
Seja como for, se o cliente ficar sem parte do que contratou, ele pode cancelar o contrato.
Seja no arquivo de de documentos em sua forma física ou digital, quando não se tem controle ou um sistema de organização, a demora na busca por um simples arquivo pode atrasar vários outros processos.
Por isso, é fundamental que exista um controle efetivo da organização de arquivos. O primeiro passo é criar um planejamento para definição da metodologia que será utilizada para a organização – padronizar é o segredo, assim, sempre que alguém precisar buscar uma documentação, saberá exatamente como fazer.
Nem sempre a desorganização nos espaços ou no desenvolvimento de processos é culpa dos colaboradores. A falha na comunicação interna é um exemplo. Uma informação ou orientação mal passada e pronto, se inicia um longo processo até que a tarefa seja completada.
Outro problema que envolve comunicação interna é a integração dos setores e equipes. Os responsáveis por divulgar a comunicação devem se certificar de que tudo está sendo passado e está chegando aos destinatários. Um exemplo: para uma reunião, o diretor comercial pede que os colaboradores levem seus relatórios pessoais de vendas, no entanto, nesse dia, parte da equipe aparece sem, pois não recebeu o comunicado, que se perdeu. Atrasa a reunião e todas as decisões que resultariam dela.
Passar informações erradas para aquelas pessoas de quem os negócios dependem, os clientes, é uma das mais graves faltas de organização.
Isso pode significar que falta reuniões ou passar informações cruciais aos colaboradores. Como resolver isso: promovendo reuniões e treinamentos, alinhando a equipe de forma que todos compreendam a cultura e a comunicação da organização.
Onde há organização, não há desperdício de materiais – consequentemente não há despesas desnecessárias. Desde ao materiais de uso operacional, como papel e caneta, até a matéria-prima para fabricação de produtos: a ideia é que se tenha desperdício mínimo – com o objetivo de chegar ao zero waste (desperdício zero).
Onde aparece a falta de organização: em pedidos com quantidades feitas a mais, em não saber onde deixou a caneta e pegar outra etc.
Reforçando que este tópico levanta a questão da sustentabilidade da empresa. Por isso é bom ficar atento, a fim de enxugar os excessos e diminuir custos.
Para finalizar, precisamos ressaltar a relação e a importância da limpeza e organização do ambiente de trabalho.
A produtividade também está ligada a um lugar limpo e salubre, essa é a base para que se tenha um bom clima organizacional. Considerando que os colaboradores passam grande parte de seu tempo em seu local de trabalho, é preciso que ele tenham um ambiente em que se sintam confortáveis e acolhidos.
queda de produtividade: trabalhadores rendem menos em ambientes em que não se sentem bem;
exposição a doenças: um ambiente de trabalho sujo expõe os colaboradores e doenças de diversos tipos, principalmente as respiratórias e infecciosas;
deterioração de equipamentos: não é somente os trabalhadores que sofrem com um ambiente insalubre, os equipamentos têm sua vida útil diminuída por causa de problemas como acúmulo de sujeira e cabos e fios mal organizados.
imagem ruim da empresa: a imagem de um negócio é tudo. Por isso, limpeza e organização são essenciais para uma boa apresentação frente a clientes, fornecedores, colaboradores e parceiros. Uma imagem pouco profissional significa maus negócios e isso gera todo tipo de resultados negativos, principalmente o que mais afeta os negócios: os resultados financeiros.
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